Cahier des charges de refonte de site internet : guide, modèle et exemple

Cahier des charges de refonte de site internet : à quoi il sert, que mettre dedans, un modèle complet à reprendre, un exemple rempli et le questionnaire à remplir avant de consulter.

À quoi sert un cahier des charges de refonte de site internet

Il sert d'abord à vous. Écrire ce qu'on attend d'une refonte oblige à trancher des questions qu'on reportait : quelles pages comptent vraiment, qui valide, quel budget. Beaucoup de projets se débloquent à l'écriture du document, avant même d'avoir consulté un prestataire.

Il sert ensuite à comparer. Trois agences qui répondent au même cahier des charges produisent des devis comparables. Sans document, chacune chiffre ce qu'elle a compris : l'une inclut la migration, l'autre non, la troisième prévoit dix pages rédigées. Les écarts de prix deviennent alors inexplicables.

Il sert enfin de référence pendant le projet. Quand une demande apparaît en cours de route — et il en apparaît toujours — le cahier des charges dit si elle était prévue. C'est ce qui permet de distinguer un oubli du prestataire d'un ajout à chiffrer.

Ce que doit contenir un cahier des charges de refonte

Un cahier des charges de refonte se distingue de celui d'un site neuf par une section que ce dernier n'a pas : l'existant. C'est elle qui porte le risque du projet, et c'est elle qu'on oublie le plus souvent.

la présentation de l'entreprise, son activité, ses clients ;
l'état des lieux du site actuel : plateforme, nombre de pages, trafic, ce qui fonctionne et ce qui bloque ;
les objectifs de la refonte, écrits de façon vérifiable ;
ce qui doit être conservé : pages, adresses, contenus, fonctionnalités ;
le périmètre attendu : arborescence, pages, fonctionnalités, langues ;
les contraintes : charte graphique, outils à conserver, hébergement, accessibilité ;
les attentes en matière de référencement et de migration ;
le budget et le calendrier ;
le mode de sélection et les interlocuteurs.

Modèle de cahier des charges de refonte, section par section

Voici un modèle complet. Reprenez-le tel quel dans un document, remplacez les indications entre crochets par vos éléments, et supprimez ce qui ne s'applique pas. Pour en faire un PDF, l'impression de votre traitement de texte vers PDF suffit : inutile de chercher un format particulier, c'est le contenu qui compte.

1. Présentation de l'entreprise

Qui vous êtes, ce que vous vendez, à qui. Trois paragraphes suffisent. Précisez votre zone d'intervention et ce qui vous distingue de vos concurrents directs : le prestataire en aura besoin pour les textes et la conception.

2. Le site actuel : état des lieux

C'est la section la plus utile du document, et celle qui demande un peu de travail. Indiquez l'adresse, la technologie si vous la connaissez, l'année de création, le nombre de pages, qui en a les accès, et surtout les chiffres : visites mensuelles, pages les plus consultées, requêtes qui amènent du trafic, nombre de demandes reçues par le site.

Ces données s'obtiennent dans Google Search Console et dans vos statistiques, sur douze mois. Si vous ne les avez pas, dites-le : c'est une information en soi, et l'audit devra être prévu au devis.

3. Pourquoi une refonte : les problèmes constatés

Listez les problèmes, pas les solutions. « Le site s'affiche mal sur téléphone » plutôt que « il faut un site responsive ». « Nous ne pouvons pas modifier les textes nous-mêmes » plutôt que « il faut WordPress ». Laisser le prestataire proposer la solution fait partie de l'intérêt de la consultation.

4. Objectifs de la refonte

Écrivez-les de façon vérifiable, classés par priorité. Par exemple : doubler le nombre de demandes de devis venues du site ; conserver le trafic organique actuel ; pouvoir publier une page sans intervention externe. Précisez comment vous les mesurerez.

5. Ce qui doit être conservé

La section de protection. Listez nommément les pages qui reçoivent du trafic ou des conversions et qui ne doivent pas changer d'adresse ; les contenus à reprendre tels quels ; les fonctionnalités en service ; les intégrations existantes. Tout ce qui n'est pas dans cette liste pourra être réécrit ou supprimé : vérifiez-la deux fois.

6. Arborescence et pages attendues

Proposez l'arborescence cible, même imparfaite : le prestataire la corrigera. Indiquez le nombre de pages prévu, celles à créer, celles à fusionner, celles à supprimer. Précisez qui rédige les nouveaux textes, vous ou le prestataire — c'est une des premières sources d'écart entre devis.

7. Fonctionnalités

Formulaire de contact, prise de rendez-vous, paiement en ligne, espace client, moteur de recherche interne, multilingue, connexion à un logiciel de gestion ou à un stock. Pour chacune, indiquez si elle est indispensable ou souhaitable : cette distinction permet d'ajuster le budget sans tout renégocier.

8. Référencement et migration

Demandez explicitement ce qui suit, et vous saurez immédiatement à qui vous parlez : un plan de redirections de toutes les anciennes adresses vers les nouvelles ; le maintien ou l'amélioration des balises titre et des descriptions des pages qui performent ; un site de test fermé aux moteurs ; un relevé des positions avant la bascule et un suivi après.

9. Graphisme et contraintes

Charte existante ou à créer, logo disponible ou à refaire, sites que vous trouvez réussis et pourquoi, couleurs ou éléments imposés. Mentionnez aussi les contraintes techniques : hébergeur à conserver, outils en place, exigences d'accessibilité si vous êtes concerné.

10. Budget et calendrier

Donnez une fourchette de budget. L'idée répandue qu'il faut la cacher pour obtenir un meilleur prix fait surtout perdre du temps : sans fourchette, la moitié des propositions seront hors sujet. Indiquez la date souhaitée de mise en ligne et les contraintes fixes (salon, saison, fin de contrat d'hébergement).

11. Organisation et sélection

Qui est l'interlocuteur du projet, qui valide, combien de personnes participent aux validations. Puis les modalités : date limite de réponse, éléments attendus dans la proposition, critères de choix. Un projet sans arbitre désigné est un projet qui s'étire.

Exemple de cahier des charges de refonte rempli

Voici un exemple condensé, sur une entreprise fictive, pour montrer le niveau de précision attendu. Un document réel reprend les mêmes sections en les développant.

« Cabinet de kinésithérapie, trois praticiens, clientèle locale sur l'agglomération. Site actuel sous WordPress, créé en 2016, 14 pages, 950 visites par mois. Les pages qui reçoivent le plus de trafic sont « Rééducation du genou » (310 visites/mois) et « Horaires et accès » (220). Nous recevons environ 4 demandes de rendez-vous par mois via le formulaire. »

« Problèmes : le site s'affiche mal sur téléphone, où arrivent 71 % de nos visiteurs ; nous ne pouvons pas modifier les horaires sans appeler notre ancien prestataire, injoignable depuis un an ; aucune page ne décrit nos spécialités individuellement. »

« Objectifs, par priorité : (1) permettre la prise de rendez-vous en ligne, cible 20 par mois ; (2) conserver le trafic actuel, notamment les deux pages citées ; (3) pouvoir modifier horaires et textes nous-mêmes. »

« À conserver impérativement : les adresses des pages « Rééducation du genou » et « Horaires et accès », leurs contenus pouvant être améliorés mais non supprimés. Budget : 6 000 à 9 000 €. Mise en ligne souhaitée avant septembre. Interlocutrice : [nom], validation par les trois associés, réponse sous trois semaines. »

Ce niveau de détail tient en deux pages et permet déjà de recevoir des devis comparables.

Brief de refonte : la version courte

Quand le projet est simple ou le temps compté, un brief de deux pages remplace utilement un cahier des charges. Il reprend les sections essentielles en les resserrant : qui vous êtes, l'état du site actuel avec ses chiffres, les trois problèmes principaux, l'objectif prioritaire, ce qui doit être conservé, le budget et la date.

Un brief bien fait vaut mieux qu'un cahier des charges bâclé de vingt pages. Ce qui compte n'est pas le volume mais la présence des quatre informations décisives : les chiffres de l'existant, l'objectif, les pages à protéger, le budget.

Questionnaire client avant une refonte

Avant d'écrire le document, ces questions font remonter l'essentiel. Faites-les circuler auprès des personnes concernées dans l'entreprise : les réponses divergentes signalent les arbitrages à régler avant de consulter.

Que doit faire votre site, en une phrase, pour l'entreprise ?
Quelles sont les trois pages les plus importantes aujourd'hui, et pourquoi ?
Combien de demandes le site génère-t-il par mois, et comment le savez-vous ?
Qu'est-ce qui vous gêne le plus dans le site actuel ?
Quelles pages ne doivent surtout pas disparaître ni changer d'adresse ?
Qui doit pouvoir modifier le site, et quoi exactement ?
Quels outils doivent continuer de fonctionner après la refonte ?
Qui rédigera les nouveaux textes ?
Quel est le budget, et qui le valide ?
Quelle est la date au-delà de laquelle le projet n'a plus d'intérêt ?
Qui tranche en cas de désaccord sur une décision de conception ?
Comment saurez-vous, dans six mois, que la refonte a réussi ?

Cahier des charges pour un marché privé ou public

Dans un cadre privé formel, le cahier des charges devient contractuel : il est annexé au devis signé et sert de référence en cas de litige. Ajoutez alors les clauses de propriété — code, contenus, domaine —, les modalités de recette, les délais de part et d'autre, et le traitement des données personnelles.

Pour un marché public, le cadre est imposé : le besoin est exprimé dans un CCTP, accompagné des pièces administratives, et les critères de sélection doivent être pondérés et annoncés. Le fond reste le même, la forme est contrainte par le code de la commande publique.

Les erreurs qui rendent un cahier des charges inutile

décrire des solutions au lieu des problèmes, ce qui empêche le prestataire de proposer mieux ;
omettre les chiffres de l'existant, ce qui rend la migration impossible à chiffrer ;
cacher le budget, ce qui produit des propositions hors sujet ;
oublier la liste des pages à ne pas toucher, qui est la seule protection du référencement ;
ne pas dire qui rédige les textes, premier poste d'écart entre deux devis ;
ne désigner personne pour arbitrer, ce qui étire les validations ;
copier un modèle sans l'adapter, ce qui se voit immédiatement et dessert la consultation.

Pour la suite du projet, deux lectures utiles : les étapes d'une refonte et le rétroplanning, et le prix d'une refonte avec ce qui fait varier le coût.

FAQ : questions fréquentes sur le cahier des charges

Un document qui décrit l'état de votre site actuel, ce que la refonte doit changer, ce qui doit être conservé et dans quelles conditions le projet se déroule. Il permet d'obtenir des devis comparables et sert de référence pendant la réalisation.

En suivant onze sections : présentation, état du site actuel avec ses chiffres, problèmes constatés, objectifs vérifiables, éléments à conserver, arborescence, fonctionnalités, exigences de référencement et de migration, graphisme et contraintes, budget et calendrier, organisation. Le modèle de cet article est reprenable tel quel.

Six à dix pages pour un site vitrine, davantage pour un site complexe. Un brief de deux pages suffit souvent, à condition qu'il contienne les chiffres de l'existant, l'objectif prioritaire, les pages à protéger et le budget.

Le modèle de cet article se reprend directement dans un traitement de texte, puis s'exporte en PDF par la fonction d'impression. Mieux vaut un document adapté à votre situation qu'un formulaire générique : les prestataires repèrent immédiatement un modèle recopié sans travail.

Oui, au moins sous forme de fourchette. Sans elle, une partie des propositions reçues sera hors sujet et vous perdrez des semaines. Indiquer un budget n'empêche pas de négocier : cela évite surtout de comparer des projets qui ne jouent pas dans la même catégorie.

Le brief est une version courte, de l'ordre de deux pages, qui donne le cadre essentiel. Le cahier des charges détaille le périmètre et peut devenir contractuel en étant annexé au devis. Pour un site vitrine, un bon brief suffit généralement.

Un plan de redirections de toutes les anciennes adresses vers leurs équivalentes, le maintien des balises des pages qui performent, un site de test fermé aux moteurs, et un relevé des positions avant la bascule suivi d'un contrôle après. Un prestataire qui ne sait pas répondre à ces quatre points n'a pas mené de migration.